• Auf was muss bei der Lohnabrechnung während einer Schwangerschaft geachtet werden? 

Wenn eine Mitarbeiterin schwanger wird, erhält Sie vom Arzt ein errechnetes Geburtsdatum. Anhand dessen wird die Mutterschutzfrist errechnet, diese ist 6 Wochen vor und 8 Wochen nach der Geburt. Da das errechnete Datum nicht immer stimmt, muss das Ende der Mutterschutzfrist eventuell angepasst werden. Im Falle einer Mehrlings- oder Frühgeburt gelten längere Fristen nach der Geburt des Kindes.

  • Wie ist es bei einem Beschäftigungsverbot?

Wenn die Gesundheit von Kind und Mutter in Gefahr ist, kann der Arzt - aber auch
der Arbeitgeber - ein Beschäftigungsverbot aussprechen. Die werdende Mutter wird
dann bei vollem Verdienst von der Arbeit freigestellt. Der Arbeitgeber bekommt diesen Ausfall, bis auf die Umlagen U1 und U2, von der Krankenkasse des Arbeitnehmers erstattet. Zudem kommen dann noch die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Die Bescheinigung über das Beschäftigungsverbot können Sie im HeavenHR Account des Mitarbeiters hinterlegen. Ihr Personaler Bitte melden Sie uns dieses zusätzlich unter lohnabrechnung@heavenhr.de

  • Was passiert, wenn Mitarbeiter- oder Unternehmensdaten in der Lohnabrechnung fehlen? Wie muss ich weiter vorgehen?

Das Fehlen von lohnrelevanten Daten kann dazu führen, dass diese Mitarbeiter bei
der monatlichen Bestätigung der Periode nicht an den Lohnabrechner übertragen werden. Dies hat zur Folge, dass der Mitarbeiter u.U. nicht bezahlt werden kann. Daher ist es immer wichtig, dass Sie vor der Bestätigung der Periode die Mitarbeiterdaten auf Vollständigkeit überprüfen. Fehlende Daten erkennen Sie an folgenden Merkmal: in der aktuellen Periode werden diese als “unvollständig” markiert - die unvollständigen Informationen werden dann beim jeweiligen Mitarbeiter in den oberen Reitern als rote Zahl gezeigt, d.h. je größer die Zahl, umso mehr Informationen müssen noch vervollständigt werden.

  • Wie muss ich vorgehen, wenn Mitarbeiter vergessen wurden?

Da die Periode bereits bestätigt wurde, können die vergessenen Mitarbeiter nicht mehr übertragen werden. In Einzelfällen besteht aber die Möglichkeit, dass wir eine Probeabrechnung erstellen. Anhand dieser können Sie dem Mitarbeiter manuell das jeweilige Entgelt anweisen - wir machen im Folgemonat dann eine Nachberechnung und geben das bereits ausgezahlte Entgelt als Vorschuss ein - somit können Sie sichergehen, das der Mitarbeiter keine Doppelzahlung erhält.

  • Was muss beachtet werden, wenn ein Mitarbeiter mehr Gehalt als vorher bekommt?

In HeavenHR unter Rubrik “Vertrag” besteht die Möglichkeit, dass Sie mittels einer
terminierten Erhöhung das Gehalt anpassen können. Soll also der Mitarbeiter ab
01. des Folgemonats mehr erhalten, stellen Sie mittels Kalender den gewünschten Start ein. Das wird dann mit der Bestätigung der Periode an uns übertragen.

  • Wie funktioniert die Lohnabrechnung bei: 
  • Minijobbern - prinzipiell gibt es eine Verdienstgrenze von € 450,00/Monat, diese kann aber im Jahr 1 - 2 mal überschritten werden, solange im Jahr insgesamt nicht mehr als € 5400 (also 12 Monate á € 450) verdient werden. Es fallen für den Arbeitnehmer keine Beiträge zur Sozialversicherung an, der Arbeitgeber muss aber pauschale Beiträge entrichten. 
  • Werkstudenten - Werkstudenten sind wohl als die günstigste Form der Beschäftigung zu sehen, solange sie nicht mehr als 20 Stunden die Woche arbeiten. Bei Werkstudenten fällt lediglich ein Abzug aufgrund der Rentenversicherung an. Sollte ein Werkstudent mehr als 20 Stunden die Woche arbeiten, ist er voll sozialversicherungspflichtig. Somit fallen Abgaben bei der Kranken-, Arbeitslosen-, Pflege- und Rentenversicherung an. 
  • Praktikanten - Bei Praktikanten muss im Vorfeld zwischen drei Typen unterschieden werden: Pflichtpraktikanten, Praktikanten im Studium oder Praktikanten, die nicht studieren. Pflichtpraktikanten sind sozialversicherungsfrei und es gibt keine Beiträge, die gezahlt werden müssen. Freiwillige studierende Praktikanten dagegen werden ähnlich gehandhabt wie Werkstudenten. Sie werden nach demselben Prinzip abgerechnet. Praktikanten ohne Studium bekommen eine Beitragsgruppennummer. Diese ist nur für die Krankenkasse relevant. Sonstige Abzüge gibt es aber auch bei dieser Praktikantengruppe nicht. 
  • Was muss gemacht werden, wenn bei Nebentätigkeiten (Minijob)  keine Rentenabzüge gemacht werden sollen?
  • Um auf Rentenbezüge bei der Lohnabrechnung zu verzichten, muss ein Rentenbefreiungsantrag unterschrieben und in der Personalakte hinterlegt werden. In den Mitarbeiterdaten muss anschließend eine Bewilligung der Rentenversicherungsbefreiung vorliegen. 
  • Das Stammdatenblatt - Was ist das und wofür brauch ich es?
  • Ein Stammdatenblatt wird benötigt , um ein Unternehmen in DATEV anlegen zu können. Durch das Stammdatenblatt werden alle benötigten Daten des anzulegenden Unternehmens gesammelt und können so übertragen werden. Zu diesen Daten gehören unter anderem Angaben zur Anschrift, Bankverbindung, Informationen über das Unternehmen und die Geschäftsleitung, sowie Ansprechpartner und diverse Dokumente wie Unbedenklichkeitsbescheinigungen. Nur mit vollständigen Daten kann eine Abrechnung letztendlich durchgeführt werden.
  • Wie wird bei der Lohnabrechnung verfahren, wenn ein Mitarbeiter in der Mitte des Monats geht?

Sollte ein Mitarbeiter in der Mitte des Monats ein Unternehmen verlassen anstatt zum Ende des Monats, gilt es, die Lohnabrechnung dementsprechend anteilig zu berechnen. Um die anteilige Abrechnung kümmern  wir uns selbstverständlich.

  • Wie geht man bei Lohnabrechnungen bei Freelancern vor?
  • Bei Freelancern ist keine Lohnabrechnung von Nöten. In diesem Falle wird von Seiten des Freelancers eine Rechnung gestellt, die es einfach zu begleichen gilt. Sozialversicherungsabzüge kommen daher nicht vor. 

Wie läuft die Lohnabrechnung bei privat Versicherten ab?

  • Bei Privatversicherten gibt es einen Zuschuss in halber Höhe des Versicherungsbeitrags vom Arbeitgeber. Belaufen sich die Kosten für die private Krankenkasse beispielsweise auf 500 Euro, zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss von 250 Euro. Für die korrekte Beitragsabführung ist es zudem wichtig die letzte gesetzliche Krankenkasse anzugeben, damit der Beitragsmeldung in der Renten- und Arbeitslosenversicherung nichts im Weg steht. Die Meldung erfolgt dabei über uns.

 

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