Bevor Sie das Modul „Performance Management“ in HeavenHR zielgerichtet einsetzen und Ihren ersten Fragebogen entwerfen, sollten Sie im Bereich der Einstellungen einige Anpassungen vornehmen und vor allem Zugriffsregeln definieren, damit Mitarbeiter nur zu den Daten Zugang haben, die Sie auch zu sehen berechtigt sind. Betreten Sie hierfür zunächst den Bereich „Performance Management Einstellungen“. Sie erreichen ihn von jedem beliebigen Bereich der Software aus über einen Klick auf das Zahnradsymbol rechts oben im Top-Bar-Menü und die Auswahl des Navigationspunktes „Perfomance Management“.

Der Bereich „Performance Management Einstellungen gliedert sich in insgesamt drei untergeordnete Seiten, die Sie jeweils über die Sidebar-Navigation erreichen. Dies sind:

  • Rechte und Bewertungsskalen
  • Bausteine für Fragebögen
  • Fragebögen erstellen

Nach Aufruf der Einstellungen landen Sie zunächst automatisch im ersten Bereich, der für diese Schritt-für-Schritt-Anleitung relevant ist, „Rechte und Bewertungsskalen“. Dieser Bereich gliedert sich in drei Abschnitte:

  • 360° Evaluierungen: Hier legen Sie fest, welche Rechte Mitarbeiter bezüglich der Fragebögen und Evaluierungsergebnisse erhalten.
  • Zielverwaltung: Hier bestimmen Sie, welche Rechte Mitarbeiter bezüglich der Funktionen zur Definition von Zielvorgaben erhalten.
  • Bewertungsskala: Hier legen Sie ein individuelles Bewertungsschema an, nach dessen Muster die Bewertung im Rahmen der 360°-Evaluierung später erfolgt.

Mitarbeiterrechte festlegen

Die Mitarbeiterrechte legen Sie in den ersten beiden Abschnitten „360° Evaluierungen“ und „Zielvereinbarungen“ fest. Über den Schieberegler rechts oben bestimmen SIe, ob die Einstellungen zu den 360° Evaluierungen überhaupt zur näheren Definition freigegeben werden. Die Standardeinstellungen sind, dass Mitarbeiter generell keinen Zugang zu Bewertungen von Evaluierungen, keine Einsicht in Kommentare zu Bewertungen und keine Möglichkeit zur Selbstbewertung erhalten. Möchten Sie dies ändern, aktivieren Sie zunächst den blau gefärbten Schalter durch einen Klick.

Nun sind Sie in der Lage über die drei Dropdown-Menüs einzustellen, dass Mitarbeiter ihre eigenen Bewertungen betrachten, sich selbst bewerten, ihre eigenen Kommentare einsehen und ihre eigenen Evaluierungen managen dürfen. "Evaluierungen managen" bedeutet, sie sind berechtigt, sich auch selbst zu bewerten und über sie aktuell laufende Evaluierungen vorzeitig zu beenden, ohne dass alle dazu aufgeforderten Personen ihre Bewertung abgegeben haben. Haben Sie diese drei Einstellungen Ihren Wünschen entsprechend angepasst, bestätigen Sie die Eingabe durch Klick auf die Schaltfläche „Speichern“.

Der nächste Abschnitt widmet sich der Verwaltung von Zielen. Mit dem ersten Dropdown-Auswahlfenster legen Sie fest, ob die Verwaltung von Zielvorgaben überhaupt aktiviert werden soll. Aktivieren Sie den Schalter, schaltet sich der Programmbereich Zielverwaltung unter dem Untermenüpunkt „Ziele“ überhaupt erst frei. In den nächsten beiden Auswahlzeilen definieren Sie, ob Mitarbeiter diese Ziele selbst bearbeiten und die Zielvorgaben kommentieren dürfen. Nach Änderung bestehender Angaben erscheint automatisch eine „Speichern“-Schaltfläche, deren Betätigung zur Übernahme der Änderung führt.

Bewertungsskala definieren

Bei der Bewertung von Mitarbeitern müssen Sie nicht auf ein vorgefertigtes Bewertungsschema zurückgreifen, denn HeavenHR erlaubt es Ihnen, ein gänzlich eigenes Schema zu entwerfen, das die individuellen Erfordernisse Ihres Unternehmens optimal abbildet. Als vordefiniertes Schema sehen Sie eine aktive Bewertungsskala A, B, C, D in der Reihenfolge 1 (beste) bis 4 (schlechteste). Sie haben nun die Möglichkeit, diese bestehende Skala zu modifizieren oder weitere Bewertungsstufen hinzuzufügen.

Um eine Bewertungsstufe zu modifizieren und nach Ihrem Bedarf anzupassen, klicken Sie einfach auf das Stiftsymbol am Ende der Zeile. Daraufhin öffnet sich das Bearbeitungsfenster „Bewertungsdefinition“. Geben Sie einen frei definierbaren Namen, auf Wunsch eine genauere Beschreibung und die Position in der Reihenfolge aller Bewertungskriterien an. Im Dropdown-Auswahlmenü in der letzten Eingabezeile wählen Sie aus, ob die Bewertungsstufe aktiv sein soll, das heißt, für folgende Evaluationen verfügbar sein soll oder ob sie sie zunächst deaktivieren, also auf „Inaktiv“ setzen möchten. Bestätigen Sie die Eingabe schließlich mit „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.

Alternativ zum Verändern bereits bestehender Bewertungsstufen, können Sie auch neue Stufen hinzufügen. Klicken Sie hierfür zunächst auf das „Plus“-Symbol oben rechts am Ende der Zeile „Bewertungsskala“. Auch in diesem Fall öffnet sich das Fenster „Bewertungsdefinition“. Geben Sie einen Wunschnamen, gegebenenfalls eine Beschreibung und den Aktivitätsstatus der Bewertungsstufe ein und bestätigen Sie mit „Speichern“. Die neu definierte Stufe reiht sich automatisch an der Position direkt hinter den bestehenden Stufen ein. 

Möchten Sie die neu definierte Stufe auf Position 1 setzen, löschen Sie einfach alle Stufen, die sich vor der neu definierten befinden. Das ist ganz einfach durch einen Klick auf das Papierkorbsymbol am Ende der jeweiligen Zeile möglich. Setzen Sie über das Fenster „Bewertungsdefinition“ eine Bewertungsstufe auf „Inaktiv“, so nimmt sie dennoch weiterhin ihre bisherige Position im Bewertungsschema ein. In unserem Beispiel deaktivieren wir Stufe C. Zwar bleibt C auf Position 3 gesetzt, kann jedoch nicht mehr im Rahmen einer Evaluierung vergeben werden.

Haben Sie das Bewertungsschema soweit modifiziert, dass es Ihren Wünschen entspricht, ist keine weitere Speicherung vonnöten. Sie können diesen Bereich der Einstellungen nun verlassen und zum nächsten Schritt, der Definition von Kompetenz-Bausteinen und Erstellung von Fragebögen fortschreiten oder direkt in den Programmbereich Performance Management wechseln.

Sollten Sie weitere Fragen und Anregungen zu den Themen Performance Management, Einstellungsmöglichkeiten für Zielvorgaben und Evaluierungsoptionen oder aber zur Handhabung anderer Module und Funktionen in HeavenHR haben, kontaktieren Sie gerne unser Support-Team. Erreichen können Sie uns von Montag bis Freitag zwischen 8 und 18 Uhr unter 030 555 743 991 oder via E-Mail an info@heavenhr.de.

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