Es geht in die Praxis. Sie haben bereits die Einstellungen für das Modul Performance Management bearbeitet und für Ihre Zwecke optimal angepasst: Sie haben Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten ausgestattet, eine Bewertungsskala definiert, Kompetenz-Bausteine angelegt und einen ersten individuellen Fragebogen zusammengestellt. Nun erfahren Sie in dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie den Fragebogen aktiv nutzen und Ihn zur Evaluation von Mitarbeitern einsetzen.

Dazu betreten Sie zunächst das Modul „Performance Management“. Sie finden es in der Sidebar-Navigation, symbolisiert durch das Icon in Form eines Tachos. Das Modul besteht aus drei Unterbereichen:

  • Übersicht
  • 360° Evaluierung
  • Ziele

Um eine Mitarbeiterbefragung oder 360°-Evaluierung durchzuführen, betreten Sie den Bereich „360° Evaluierung“. Sie sehen im Anzeigebereich zunächst alle derzeit noch laufenden Mitarbeiterevaluierungen samt Fortschrittsanzeige aufgelistet. Über den Reiter am oberen Seitenende sehen Sie wahlweise unter „abgeschlossene Evaluierungen“ auch die Historie aller bisherigen Evaluierungen ein. Um eine neue Befragung zu starten, klicken Sie auf die blau hinterlegte Schaltfläche „Neue 360° Evaluierung“ im Anzeigebereich oben rechts.

Diese Angaben sind nötig

Sie finden sich auf der Seite „Evaluation erstellen“ wieder. Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit, mehrere Angaben zu tätigen:

  1. Geben Sie einen frei wählbaren Titel für Ihre Mitarbeiterbefragung an.
  2. Hängen Sie einen vorab entworfenen Fragebogen an.
  3. Terminieren Sie ein Fälligkeitsdatum, zu dem die Befragung abgeschlossen sein soll.
  4. Wählen Sie die Person, die Personen oder die Abteilung aus, die bewertet werden soll.
  5. Wählen Sie diejenigen Mitarbeiter und Vorgesetzten aus, die die Bewertung durchführen sollen.

Um die zu bewertende Person(en), also den oder die Bewertungsempfänger, zu ernennen, setzen Sie einen Haken am Zeilenende hinter dem Namen dieser Person(en). Hierfür nutzen Sie zunächst die Filterfunktion und lassen sich entweder alle Mitarbeiter des gesamten Unternehmens oder nur einer Abteilung anzeigen.

Bewerter, also Personen die den Fragebogen beantworten sollen, ernennen Sie anhand des Auswahlmenüs in der dritten Spalte. Wählen Sie beliebig viele Mitarbeiter, Vorgesetzte, Kollegen oder auch den Bewertungsempfänger selbst aus. Für eine gelungene 360° Evaluierung bietet es sich an, Mitarbeiter aus mehreren Bereichen und die zu bewertende Person selbst einzubinden – so erhalten Sie ein umfassendes Bild. Doch auch Selbstevaluationen und Mitarbeiterbefragungen sind ohne weiteres möglich, indem Sie nur eine oder wenige Personen als Bewerter angeben.

Als Verwalter und Hauptverantwortlicher der Evaluation ist automatisch der Vorgesetzte der zu bewertenden Person auserkoren. Haben Sie sämtliche zu bewertende und bewertende Mitarbeiter definiert, scrollen Sie ans Zeilenende und betätigen Sie die blau hinterlegte Schaltfläche „Evaluation starten“. 

Herzlichen Glückwunsch! Ihr Fragebogen mit Bitte um Einschätzung eines oder mehrerer Mitarbeiter ist für die ausgewählten Bewerter ab sofort über deren Mitarbeiterzugang aufrufbar. Zusätzlich erhalten diese Mitarbeiter eine E-Mail mit der Aufforderung, ihre Bewertung abzugeben. Vor dem Fälligkeitsdatum ergeht an säumige Bewerter nochmals eine entsprechende Erinnerung.

Die Evaluation läuft

Sie finden sich nach Betätigung der Schaltfläche erneut auf der Übersichtsseite „360° Evaluierung“ wieder. Hier ist Ihre soeben erstellte Evaluierung auf erster Position gelistet. Auf dieser Seite vollziehen Sie detailliert den Bearbeitungsstatus nach. Der Fortschrittsbaken zeigt Ihnen an, wie viele der ausgewählten Bewerter den Bogen bereits ausgefüllt haben. 

Wenn Sie noch genauer nachvollziehen möchten, wer noch säumig ist, betätigen Sie den Pfeil am Zeilenanfang. Daraufhin klappt sich eine Übersichtsliste aller Bewerter samt jeweiligem Bearbeitungsstatus aus. Durch Klick auf das Papierkorb-Icon am Ende einer Zeile ziehen Sie die Anfrage für die Bewertung zurück. Ein Klick auf das Icon in Form einer Flagge am Zeilenende einer zu bewertenden Person bewirkt eine sofortige Beendigung der gesamten Evaluierung.

Bewerter erhalten Zugang zu der laufenden Evaluation und dem Fragebogen über ihren Mitarbeiteraccount unter dem Navigationspunkt „Performance Management“ und dem Unterpunkt „Zu vergebende Ratings“. Mitarbeiter, die über die Einstellungen das Recht „Evaluierung managen“ zugewiesen bekommen haben, verfügen über die Berechtigung, die Evaluierung jederzeit zu beenden.

Sind alle Fragen mit einer Bewertung abgeschlossen, muss der Mitarbeiter lediglich die Schaltfläche „Ergebnisse einreichen“ betätigen und der Status der Evaluierung verändert sich von „in Bearbeitung“ zu „eingereicht“. Der Verantwortliche kann die Statusänderung in Echtzeit über seinen Zugang nachvollziehen und die Ergebnisse des Bewerters einsehen.

Nach Abschluss der Evaluierung können Sie die ausgefüllten Evaluierungs-Fragebögen einsehen. Hier werden Ihnen alle wesentlichen Daten angezeigt und eine Gesamtnote gebildet. Basierend auf dieser Note stellen Sie als Verantwortlicher dem Mitarbeiter nun eine Gesamtbewertung aus und verfassen gegebenenfalls einen Kommentar. Die letztendliche Entscheidung über die finale Beurteilung bleibt also in Händen des verantwortlichen Vorgesetzten.

Im Bereich „Übersicht“ überblicken Sie alle aktuellen Gesamtbewertungen. Welche Möglichkeiten Ihnen dieser Bereich außerdem bietet, erfahren Sie in einer weiteren Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Sollten Sie weitere Fragen und Anregungen zu den Themen Performance Management und Durchführen einer Evaluierung in HeavenHR haben, kontaktieren Sie gerne unser Support-Team. Erreichen können Sie uns von Montag bis Freitag zwischen 8 und 18 Uhr unter 030 555 743 991 oder via E-Mail an info@heavenhr.de.

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